有效的傳達溝通_1.先回答兩種程度的Yes /2.找出不懂地方/3.不要問重複問題/4.告訴對方會耽誤他多久/5.說重點不要重頭講(最好條列式)

一般在工作中要如何有效去跟上級溝通
瞭解任務需求到底在幹嘛呢??

萬一上級講的不是很明確
太含糊、甚至一大串無法一下子吸收消化挑出重點
又該如何是好???


其實分四階段


第一階段.你先收到通知得知主管交代給你需求任務

第二階段.你會發現根本不知道需求單到底寫這是捨麼鬼東西 or 還是感覺有些不懂

第三階段.你會走過去詢問主管

第四階段.回去自己座位把事做好(開始執行工作計畫、完成它)

因每個人不同環境而有差異

有的人可能是  這四個階段

第一階段.主管直接面對面跟你口述工作內容(主要是在幹嘛??來自哪個部門??緊急不緊急??)

第二階段.感覺還是有些不懂

第三階段.在跟主管直接面談時候 當主管敘述到一半就問些當中不懂的問題就立即問
或等交代完再次複述一次確保彼此想法一致!!



第四階段.回去自己座位把事做好(開始執行工作計畫、完成它)


基本上你可能會發現怎麼都有

第二階段.感覺還是有些不懂

這個問題

主要就是因為上級交代不清楚

又不然就是你還是新人等等問題

對很多事物都還不是很清楚


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這個時候該如何才好呢???

Step1.先回答兩種程度的Yes (大聲的Yes 跟 小聲地Yes )

對於自各的主管你是沒有回答NO的餘地的
好比長官交代的事情
你給一堆理由說辦不到，就是0分
若說YES
想辦法做出來，可能未必如意，再差都有20分。
做到某一程度卡關之後無法做下去，長官可理解原來你把我說的話都有聽進去。
長官通常都比較討厭部屬不把他當長官看待。
然後切記就是做到一個程度就要立即回報進度
不然默默做完他有不知道



Step2.回去找出不懂地方
(這裡可能是你執行任務到一半的時候  也可能是你對於一開始的敘述仍有一些疑問)

Step3.不要重複問問題，浪費時間
(把剛剛你已經得到的解答記下來以防再次忘記)

當你已經過濾了重複的(已經問過的)問題後
再去針對其他問題提問
(這裡的可能就是針對當初主管敘述內容有忽略、或者講不清楚的地方)

這個時候再去詢問上級

一開始
Step4.告訴對方會耽誤他多久(可能三分鐘之類的 )
--->因為通常它們都很忙會有密集的開會，所以時間很寶貴。
一開始問這個會讓他知道你有足夠的禮貌

良好有禮貌方式

老闆方便耽誤你三分鐘嗎...
這裡有一份公文需要經由你簽核.....%^&&*
另外剛剛所提之需求我對於XXX這階段工作細部流程仍有不清楚
請問是否有相關文件可參考呢或是有其他人曾經接手過這部分任務可以詢問???

Step5.說重點不要重頭講(最好條列式)
告訴他哪幾點不懂
或是哪裡有相關文件可以自己去參考、閱讀

錯誤方式
老闆，上回你在會議裡面提到……

老闆，上次那間客戶就是某某說的那家位在XXX所交付的需求單
週一已經跟客戶做好溝通
週二有先建立好介面
週三的時候我做到...........介面細部實作功能階段
週四我又新增了XXX.......
週五已經完成用5個thread打伺服器功能 已經驗證好了


較好方式
老闆，三分鐘。
我最近有個想法，可以在○個月內增加○成業績，想跟你約時間談。

老闆，上次一項關於XXX公司的需求單
我進度完成到用5個thread打伺服器功能 而且已經驗證好了
詳細週內進度已經mail給老闆你了再麻煩您抽空看

老闆，
這邊有三項關於XXX公司需求單進度報告
第一項XXX
第二項XXX
第三項XXX


至於你會說為何要問上級
原因在於
只有指派工作給你的人最清楚工作內容
其他的人不見得知道為什麼主管要你做這件事情
或到底這件事情的來龍去脈，所以問指派任務的人最清楚。

雖然和一批人在同個時間開會，
但事後他們每個人所認知的都跟我所說的內容都有差異。
所以這是「說」與「聽」之間的關係，
而不是誰對誰錯的問題。

碰到這樣的情況，你可以複述一次主管講的內容，
如果你講的不是他要的，就可以當場溝通清楚，
從而確保兩個人的想法一致。

沒有誰對誰錯，事後再溝通

如果你想讓主管了解他交代的事情不清楚，
導致你發生錯誤，可以事後找一個時間去跟他談。
在彼此都不是惡意的情況下，應該坦白告訴主管，
如何改變溝通方式，進而改善類似的問題。

比方說
1.可以條列式
2.可以畫關係圖、畫流程等等
.....

前提是  主管願意聆聽 以及  接受
觀察主管的接受程度，如果他無法接受。
他希望你還是照著他的方式
那就只能先自己慢慢適應

但基本上目的都是要讓彼此合作更好
甚至工作關係更好

要跟上級說清楚

盡量在跟對方說明時不要有人在場
或者表示可以委婉一些不要態度強硬
忽略禮貌
不要在事情發生當下做任何辯解

要找他心情好的時候
或者比較不忙的時候


王介安解析：
多數人在溝通上所遇到的問題，不在於時間的多寡，
而在於缺乏說話的架構和重點；想到哪，講到哪。
這種即興、缺乏組織的說話方式，很容易忽略以下三件事，導致溝通失敗。



針對說話架構
他提出
Stage1.
先預告要占用他幾秒鐘的時間，
等於給對方一個心理準備：「喔，才幾秒鐘，不會浪費我的時間，」
這樣會讓對方在接下來的幾秒鐘內，專注於你的計畫重點。
此外，具體告訴對方需要多少秒，
比如「二十秒」、「三十秒」，會比模糊的說「占用你幾秒鐘」來得更能讓對方專注。


Stage2.
要用一句話說完你的想法重點。
直接講出想法的內容，諸如：我有一個點子可以提高業績兩成；
針對新事業，我想到新的組織架構，
可以讓SOP運作提高三成效率，然後跟老闆約時間詳談。

千萬不要說：「老闆，我那天看到一部電影，讓我聯想到一個計畫，跟你之前講的方向不謀而合，我覺得……。」

老闆當下沒那個美國時間聽你話說從頭，而且此時此刻你的重點應該擺在引起他的注意，而不是表達個人意見；如果無法引起注意，你就不會得到老闆的任何時間。

Stage3.
如果你具體的說法，已經成功引起老闆注意，
此時，因為你已經說出口只要「十秒鐘」，
所以就算他產生興趣，記得還是要離開辦公室，
千萬不要見到老闆正面回應便開始滔滔不絕。

心得分享...........

學習者:Samuel

慢慢去實踐金字塔每一層的不可能









參考學習文章:

老闆交代不清楚，該怎麼辦？
http://www.cheers.com.tw/article/article.action?id=5045631

7招必勝溝通術，主管、客戶統統埋單
https://www.cite.com.tw/pop_book.php?products_id=68814&page=1

越急越要冷靜，當主管交付臨時任務，你一定要做好這三種溝通
https://www.smartlinkin.com.tw/article/1948