應付管理系統_何謂分錄、過帳、沖帳、沖銷

 

會計作業六大基礎流程

分錄→過帳→試算→調整→結帳→編表 

分錄:

分析交易→選對會計科目及分析其增減→借貸法則 →複式簿記→形成分錄

過帳:

應付管理系統

->日常異動->付款單建立作業

主要作業目的:

以現金、支票or匯款來支付廠商帳款後，可於此作業來「紀載付款資料」和「進行沖帳」。

備註:「沖帳」只與修正會計帳本有關，與現金交易無關。

銀行沖帳只會在銀行會計記錄出錯的時候出現，比如你在銀行取出了1000元，結果銀行櫃員記成了你存了1000元。

寫的時候記成了：存款1000。

那麼此時進行沖帳，就會標紅（標紅意味著為負，進行對沖修正）。記成：

存款：1000（紅字）。

取出：1000

不只是銀行，普通企業內部也存在沖帳行為。

分錄→過帳→試算→調整→結帳→編表 

 過帳行為

過帳前    ->   過帳後 中間針對"傳票"做的一段動作

目的:

將已確認的傳票執行過帳後，把傳票金額寫至【會計科目各期餘額檔】,【分類帳檔】,【立沖帳目檔】

且傳票必須過帳後，會計系統相關表才會納入這張傳票的金額。

當過帳後->過帳碼就會被勾選

過帳方式

1.傳票整批過帳作業(多張傳票過帳)

可輸入過帳起訖單別,單號

或針對特定傳票日期區間在做一段時間範圍的批次作業

2.會計傳票建立作業(傳票單筆過帳/還原)

可針對特定單一張傳票做過帳

(1)傳票日期之所屬期別 > 會計關帳年度 + 關帳期別

(2)傳票已確認且未過帳

(3)若選擇傳票日期的所屬年期 < 會計現行年期,則系統

呼叫「月底結轉作業」做月結

3.已過帳傳票還原作業

目的:

將已過帳的傳票執行還原後，把傳票金額自【會計科目各期餘額檔】,【分類帳檔】,【立沖帳目檔】做扣除。

當已過帳的會計傳票需修改時，此作業可整批將已過帳的會計傳票還原為未過帳狀態。

即可做編輯修改傳票，可輸入傳票的起迄編號或者傳票日期起訖來進行批次的還原。

當還原後->過帳碼就會被取消勾選

(1)傳票日期之所屬期別 > 會計關帳年度 + 關帳期別

(2)傳票已確認且已過帳

4.已過帳傳票重新過帳作業

通常發生在傳票過帳後資料不完全的異常，可能再過帳過程當機或是機器異常。

(比方:資產負債表或者試算表借貸不平，或者傳票已過帳了但報表

卻無這張傳票的金額。)

此時就可藉此作業針對已過帳的傳票再過帳一次。

可選會計年度與會計期別進行重新過帳

(1)傳票日期之所屬期別 > 會計關帳年度 + 關帳期別

(2)傳票已確認且已過帳

把傳票金額自【會計科目各期餘額檔】,【分類帳檔】,【立沖帳目檔】做扣除，再過帳重新寫入。

「傳票整批過帳作業」 vs 「已過帳傳票重新過帳作業」

「傳票整批過帳作業」

時機:一般會計傳票大宗過帳作業。

處理:是針對會計傳票檔案 -> 過帳碼未勾選(為N)

「已過帳傳票重新過帳作業」

時機:核對報表不平時候，或發現過帳不完整時。

處理:是針對會計傳票檔案 -> 過帳碼未勾選(為Y)

分錄→過帳→試算→調整→結帳→編表 

Ref:

https://347.com.tw/files/attachfile/handouts/6793/20-1H會計學+20-1H會計學入門.pdf

http://myweb.scu.edu.tw/~hankgau/Docs/ACC/LAW/CH.02.pdf

https://sites.google.com/site/jeanfjtc/hui-ji-xue-yi

https://ilms.au.edu.tw/au0489/doc/17574