銷售作業_銷貨以及銷退單流程

 

近期碰到維護到內部和訂單銷售有相關的企業內部模組

剛好過去前東家工作中有碰到一丁點鼎新ERP流程

雖然並非一樣用鼎新ERP 多少有些不同

但我發覺大方向業務流程與相關有哪些單據差異並不大

稍微筆記一下

當一個domain know how業務流程基底

銷貨單建立主要目的

在於輸入公司出貨給客戶的商品明細，以作為庫存扣帳與財務結帳的依據。

銷貨流程(不含出口的)

當商品要出貨販售出去時候可將商品銷貨明細建檔(銷貨單單頭,單身)

會去建立一個銷貨單資料(那可以透過手動維護填寫方式或是緊急銷貨)

當然銷貨單也可透過前置單據來自動copy進來

銷貨單的前置單據常見的有報價單,客戶訂單這兩類是歸類於訂單管理系統的模組

另外也可透過暫出單(來自庫存管理模組)來自動串

當銷貨單建立完通常會列印產生出一張銷貨單憑證

在送交給主管簽核

若主管簽核通過則連動去把出貨商品的庫存給連動扣除減少

在後期也可把銷貨單憑證、歷史交易明細、客戶銷貨明細表給列印出來並留底存查

銷貨流程(含出口系統)

當有收到國外客戶要下訂單的時候

業務會去登打客戶訂單(客戶訂單建立作業)

當廠內有足夠庫存可出貨

則業務會去負責建立出貨通知單(出貨通知單建立作業)

藉此作業通知廠內要開始進行貨物包裝

以及知會客戶即將出貨的明細內容

同時也可作為製作出口文件的資料依據

當貨物完成包裝後

倉管 or 資材單位要去負責建立Packing List

由系統設定的包裝方式自動計算出

包裝總箱數、淨重、毛重和材積等明細資料

後續由業務 or 船務人員

依照前面輸入的出貨通知單與packing list

來建立與列印出Packing List Invoice

當確認資料皆無誤後

再去進行出貨通知單更新作業

將出貨通知單資料更新至銷貨單當中

並列印出銷貨單憑證送交給主管簽核

當簽核通過出貨商品相應庫存則隨即減少

銷貨單資料中重要的一些欄位設計

不控管信用額度勾選狀態欄位

當客戶交易額超過信用額度，公司允許該張銷貨單By Pass處理。

會執行信用額度By Pass功能(客戶資料管理範疇)

現銷的勾選狀態欄位

當有勾選 則代表公司與客戶

是採用信金交易方式，換言之，將不會產生結帳單(應收帳款)。

反之，則代表此次交易是採用「賒銷」，將產生應收帳款，

相關人員要去針對帳款催收。(業務、財會)

付款條件主要來自客戶基本資料檔中設定的付款條件

主要影響結帳單「預計收款日」以及「預計兌現日」

而幣別與匯率則會影響應收帳款金額(都來自客戶基本資料的交易幣別、匯率)

匯率來源

則可F2來選擇用【銀行買進匯率】

或者F3來選擇用【報關買進匯率】

保稅品可在單頭保稅碼勾選或單身來設定

送貨頁籤

則主要負責聯絡人、送貨地址、客戶全名來維護

包含分機電話等

發票資料頁籤

發票處理方式

通常可在兩地方輸入

一個就是在「銷貨單」輸入發票資料

->當公司出貨給客戶時隨貨附發票，倉管或財務人員就可在出貨過程將發票資料一起輸入至

銷貨單中。

另一個就是在應收管理的「結帳單」輸入，若公司出貨時沒有隨貨附上發票，

而是後來再補寄給客戶，此時財務人員可選擇不透過銷貨單來補建發票資料，而是在結帳單中輸入發票資料，通常伴隨月結作業，若多張銷貨單的貨款要結在同一張結帳單上，通常傾向這類方式。

其中【隨貨附發票】主要須臾銷貨單確認前交由相關人員補入發票號碼等資料，也可透過發票資料修改來補入。

此外銷貨單若有輸入發票資料時，可做為後續申報營業稅【銷項憑證】之來源。

銷退建立作業

也就是針對銷貨出口的商品，因某些原因客戶要求退回時候，於此作業維護

「銷貨退回」或是「折讓」相關資料。

作為後續銷退商品入庫，或財務結算的依據。

假設料品已出口給客戶，但客戶發覺商品有瑕疵時，經協商公司同意客戶退貨。

負責人員要去負責填寫銷退單(包含單價、數量、日期、金額、銷退料品等資訊)

在去產生銷退憑證列印出來 留底存查

送繳給主管簽核

當審核通過

商品入庫庫存增加，而客戶應收帳款減少。

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