採購單位職能與系統相關導入的方向
針對供應商的供應鏈資訊獲取
可能某公司某品牌有哪些供應商
可以到 importyeti
比方可以找蘋果的料件供應廠商
他這個平台會去收集和做完整數據化分析顯示
或者換找福特汽車
也可以顯示一些海運還是空運的不同年月長條圖資訊趨勢
一般系統化可以著手部分
可能針對流程導入系統整合卡控
KPI量化或某些數據可視化(有哪些計算公式數據百分比)
有哪些報表(無紙化)的產生
採購部門角色在公司中的定位
很像家裡的家庭主夫/婦
只要有需要購物就需要錙銖必較
錢花在刀口
也很像超商應有盡有
更像宅急便
也要想辦法把原物料追供應商貨運回公司
所以採購這個角色在公司其實身兼如下職責
廠商開發
供應商的陌生開發:要去找尋合適價格優而且品質不差的供應商
甚至交款日可以較晚(涉及到半成品有委外諸如此類的狀況)等等
沒買過的一定堅守貨比三家找到更佳的(交期快、價格便宜)廠商來做交易
料況追蹤
採購單一送出採購就需要去追廠商到底有沒有準時交貨
議價
採購跟廠商購買可能去做半成品或料件等成本
價格壓低等等藉此來提升獲利
採購通常會面臨到的困難
交期短、急單多、客製化多
公司期望可以不要斷料
甚至可以找到最便宜的料
採購的5R
1.Right Time 適時
要在適當時間進行採買(不可太早也不能太晚)
廠商是否可以準時達交
一些評估基準
採購進貨準時達交率
採購L/T天數降低
(L/T:Lead time前置時間，指採購從訂貨日開始到供應商送貨間的時間長短，是指一段作業流程區間，也有別稱為採購提前期；交期則是確切的交貨時間。舉例來說，於我司的客戶而言，交期是公司與客戶談定的交貨時間，但從開始於我司下訂，到我司交付客戶貨物的這段期間，都可稱為L/T。)
2.Right Quality(適值)
進貨的品質要OK
不良率不可以太高
一些評估基準
進料退貨批次率
進貨特採率
3.Right Quantity(適量)
廠商可能凹要買1000個才有打折但我們可能是針對有單才購買相應量來製造
若買多了存放在倉儲太久可能會壞掉諸如此類狀況
一些評估基準
進貨超收批次比率
進貨短交批次比率
存貨天數目標達成率
MOQ料件改善件數(Minimum Order Quantity,最少下單數量/最少訂購量)
4.Right Price(適價)
一些評估基準
實際採購單價目標達成率
採購單價降低率
關鍵料件採購價格調幅比率
5.Right Place(適地)
一些評估基準
托外廠商直送比率
總結
對於採購單位而言
最重要的是
1.料況進度控管(要追蹤)
2.成本控制(盡可能殺價)
3.供應商控管(控制供應商的出貨運輸與交期)
就流程營運面
一般可能研發單位、生管單位會內部
提請購單給採購單位進行採買
採購單位會進行詢價、比價及議價等過程(針對沒買過的或者臨時供應商斷貨等要重新陌生開發)
那針對料件可能還會請廠商提供文件
用於作為「料件承認資料」建檔於產品結構系統
(代表可能有合乎檢驗與法規有證書、是有保證的)
當採購與合適廠商洽談完就會建立採購單
後續若有交期或者數量要異動
則要額外開立採購變更單來確保歷史可朔性
當廠商於預交日前運貨進來就會跑
進貨單建立來做收料
或檢驗不合格會開立退貨單做驗退件退回
在入庫前檢驗過程也可能會需要跟廠商借機台做測試的環節
(並沒有要有完整正常進或流程)
這時可以走暫入單先把機台借進公司廠內做測試
於後續無問題再歸還與結帳
就報表範疇
一般公司可能有廠務會議、產銷會議
就會將報表拿來會議討論
報表的使用層級會分為這三種類
日常
內控分析
管理分析
01. 廠商預計進貨表
採購人員依照此報表查詢未來一段期間(預交日)內各廠家預計交貨的品項明細
藉此掌握交貨進度確保廠商如期交貨。
以廠商角度和預交日期間來過濾查詢
搭配結案狀態(選未結案->和廠商交易廠商尚未送貨到我們家)
在此報表中比較重要的就是各廠家的代號簡稱與聯絡資訊
以及採購單的預交日和品號、規格、採購數量 和 已交數量
未交數量 與 代驗中數量、單位
那也包含結案狀態與幣別/匯率、單價等資訊
和該張進貨單的前置單據(採購單號)與採購日期
結案一定要未交量為0嗎?
一般認知確實是這樣但也有可能存有
採購單有未交量確定不再交貨的情形
這時就要再去將採購單指定結案
以避免影響後續報表跨模組的正確性(比方庫存正確性)
所以採購單結案方式又分為批次結案/單筆結案
可以針對一或多張採購單批次結案
或者針對單張採購單某幾筆做單筆指定結案(透過採購變更單作業)
02 品號預計進貨表
採購人員用於掌握未來各週預計進貨品項
避免料件可能有供需失衡狀況
和上一張報表欄位其實都一樣
差異在於看的層面是就品號
一樣若採購單有未交量確定不再交貨的情形
這時就務必要再去將採購單指定結案
會影響採購計畫、生產計劃正確性!!
Ref:
https://www.digiknow.com.tw/knowledge/6111f545b50d6
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